Warehouse Management System atau yang lebih dikenal dengan singkatan WMS merupakan suatu sistem yang didesain untuk mendukung manajemen pergudangan pada sebuah perusahaan.
Proses standar yang ada pada Warehouse Management System ini penting diketahui oleh sebuah perusahaan sebab WMS menjadi kunci utama pada supply chain.
Kini sistem manajemen gudang ini sudah mulai banyak diterapkan supaya bisa membantu perusahaan untuk mengelola pergudangan.
WMS dapat membantu para stakehorder saat mengelola pergerakan barang sehingga dapat mempercepat lead secara otomatis.
Selain itu WMS juga membantu perusahaan melakukan alur distribusi barang dengan begitu hal ini dapat mengurangi penundaan pengiriman.
Proses Standar Pada WMS
WMS dirancang khusus untuk membantu Anda saat mengontrol serta memantau proses supply chain contohnya pengiriman, penerimaan hingga penyimpanan.
Dilihat dari segi fitur, kini WMS telah dilengkapi barcode scanner, email serta teknologi canggih lainnya. Tujuan utama penggunaan WMS sendiri yaitu automasi proses operasional pergudangan.
Dengan begitu akan meminimalkan terjadinya kesalahan atau human error, meningkatkan efisiensi waktu saat memasukkan data dan analisa data pergudangan akan lebih akurat.
Berikut ini adalah proses standar yang ada pada Warehouse Management System;
Penerimaan (Receiving)
Proses yang pertama fokus terhadap gudang pertama dan menjadi proses paling penting dibanding proses lainnya. Jadi untuk memperoleh proses penerimaan yang baik maka gudang harus bisa melakukan pemeriksaan ulang ketika menerima produk.
Produk yang diterima harus berada pada jumlah, kondisi serta waktu yang tepat. Apabila terjadi kesalahan pada proses ini maka akibatnya bisa mempengaruhi kegiatan maupun operasi selanjutnya pada proses supply chain.
Pada proses ini penerimaan juga diartikan sebagai pemindahan pertanggung jawaban atas barang pada pihak gudang. Maka dari itu, pihak gudang mempunyai tugas untuk menjaga kondisi dari produk hingga barang tersebut nantinya dikirim ke proses selanjutnya.
Penyimpanan (Put Away)
Proses yang kedua yaitu proses perpindahan barang yang berasa dari dermaga penerima menuju ke lokasi penyimpanan gudang.
Hal yang perlu diperhatikan pada proses ini yaitu ketika menempatkan barang pada lokasi. Pilihlah tempat yang ideal yang tidak akan mengganggu produktivitas dari operasional gudang.
Jika melakukan penyimpanan barang dengan benar dan teratur pada lokasi yang tepat akan menghemat waktu pemrosesan barang.
Selain itu ketersediaan ruang gudang juga menjadi lebih transparan dengan begitu keamanan barang lebih terjaga, barang juga akan lebih mudah dilacak dan ditemukan.
Pengumpulan (Picking)
Proses yang ketiga, pihak gudang akan mengumpulkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
Tidak hanya penting, tetapi proses picking ini juga menghabiskan biaya paling besar kira-kira mencapai 55% dari jumlah biaya operasional.
Namun dengan proses yang optimal, Anda dapat menghemat biaya serta meningkatkan efisiensi penyimpanan pada gudang.
Selain itu, dilihat dari sisi pengelolaan, proses picking juga membutuhkan waktu serta resource yang banyak apabila tidak menerapkan sistem pengelolaan yang tepat.
Maka dari itu diperlukan WMS dalam memastikan data sesuai dengan stok barang sebenarnya. Selain itu dengan adanya WMS juga membantu peran pihak gudang dalam menghitung keseluruhan produk secara teliti.
Pengemasan (Packing)
Proses keempat yaitu proses pengemasan mungkin terlihat sangat mudah dibanding proses lainnya.
Namun pada proses ini tetap diperlukan pengawasan secara penuh. Pada proses ini pihak gudang akan menggabungkan produk sesuai pesanan serta menyiapkan-nya untuk dikirim pada pelanggan.
Hal terpenting yang ada pada proses ini yaitu memastikan bahwa produk yang dikirim berada pada kondisi yang baik yaitu tidak rusak maupun cacat.
Tips pengemasan juga harus diperhatikan supaya menjaga berat barang agar tetap ringan. Dengan demikian dapat menghemat biaya pengiriman.
Pengiriman (Dispatching)
Proses yang terakhir di gudang yaitu proses dispatching. Meskipun proses ini adalah proses akhir produk berada di gudang namun proses ini adalah awal perjalanan barang untuk sampai pada konsumen.
Proses ini bisa berjalan efektif dan efisien apabila pesanan telah disortir, diatur muatan-nya serta dikirim ke pelanggan menggunakan rute terbaik, dengan begitu produk akan aman sampai pada tangan pelanggan.
Diperlukan presisi dalam memastikan barang bisa terkirim tepat waktu. Hal tersebut karena apabila barang cepat sampai atau jauh dari waktu perkiraan kurir mengambil barang bisa mengganggu sistem karena adanya penumpukan barang. Namun apabila terlalu lambat juga bisa menyebabkan delay di pengiriman pesanan.
Pengembalian (Return)
Proses pengembalian adalah proses yang paling dihindari kebanyakan bisnis. Hal tersebut karena pada proses ini memerlukan cukup banyak waktu serta tenaga yang dipakai supaya bisa menyelesaikan permasalahan yang rumit.
Kesimpulan
Kesimpulan yang bisa diambil yaitu proses standar Warehouse Management System (WMS) harus teratur dilakukan dengan baik supaya akhirnya tidak ada proses pengembalian yang tidak diinginkan setiap perusahaan. Dengan adanya WMS, pengelolaan stok pada gudang menjadi lebih mudah dilakukan.
