Bagaimana cara mengirim dokumen penting dengan aman dan sampai ke tujuan? Mengirim dokumen saat ini dapat dilakukan secara online melalui surel atau media sosial.
Namun masih ada beberapa instansi atau perusahaan yang mengirimkan dokumen secara fisik karena beberapa alasan. Biasanya perusahaan akan mengirimkan dokumen melalui pos maupun ojol.
Perlu diketahui bahwa mengirim dokumen dalam bentuk fisik memiliki risiko yang tinggi terkait dengan keamanan dan kerusakan dokumen. Karena kita tidak tahu apa yang terjadi selama perjalanan menuju alamat tujuan.
Apalagi jika dokumen yang dikirim berupa dokumen penting seperti kartu identitas, dokumen rahasia perusahaan, dan lain sebagainya.
Oleh karenanya perlu mengetahui beberapa tips dan cara untuk mengirimkan dokumen secara fisik sehingga tetap aman.
Cara Aman Mengirimkan Dokumen Fisik Melalui Pos
Demi keamanan dan keselamatan dokumen yang dikirimkan melalui pos maka ada beberapa tips yang perlu dilakukan.
Menulis Alamat Tujuan dan Penerima Yang Jelas
Saat hendak mengirimkan dokumen secara fisik melalui pos, cantumkan alamat tujuan dengan jelas dan detail.
Selain itu juga cantumkan nama lengkap penerima dari dokumen tersebut. Hal ini bertujuan supaya dokumen yang dikirim akan tetap aman dan sampai ke tangan penerima dengan.
Untuk lebih aman lagi, maka tuliskan “Dokumen Penting” pada bagian packaging sehingga dokumen itu bisa sampai ke tangan penerima tanpa ada kerusakan maupun sudah dibuka.
Jangan lupa juga untuk menuliskan kontak penerima yang dapat dihubungi sehingga memudahkan kurir untuk menyampaikan dokumen tersebut.
Pakai Asuransi
Menggunakan asuransi memang butuh biaya tambahan, tetapi hal ini sangat dibutuhkan untuk pengiriman dokumen penting. Apalagi dokumen tersebut dikirim antar kota maupun antar pulau yang sangat beresiko.
Untuk menghindari risiko kerusakan dan kehilangan dokumen saat proses pengiriman, maka asuransi sangatlah dibutuhkan untuk menjamin keamanan.
Atau meskipun terjadi kerusakan atau kehilangan selama proses pengiriman, dengan adanya asuransi maka akan mempermudah proses klaim.
Menggunakan Plastik Atau Karton Tebal
Ketika pengiriman dokumen menuju ke alamat yang lokasinya jauh, maka tidak menutup kemungkinan jika dokumen tersebut tertumpuk dengan barang-barang atau dokumen lainnya.
Hal ini bisa menyebabkan dokumen akhirnya terlipat dan menjadi rusak dan tidak rapi. Untuk menghindari hal tersebut, gunakan-lah karton atau plastik tebal untuk melindungi dokumen tersebut dari kerusakan.
Akan lebih aman lagi apabila dokumen yang hendak dikirim dimasukkan pada kardus yang seukuran kemudian menambahkan potongan kertas supaya tidak terdapat ruang di dalam kardus.
Dokumen pun tidak mudah bergeser ketika di bawah selama proses pengiriman. Jangan lupa untuk mengingatkan kurir untuk berhati-hati membawa dokumen tersebut.
Tegaskan bahwa dokumen yang dikirimkan merupakan dokumen penting dan jangan sampai rusak selama proses kirim.
Simpan Pada Amplop Tersegel Dan Tidak Tembus
Sangat penting untuk menaruh dokumen yang akan dikirim pada amplop yang tidak tembus dan tersegel. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa tidak ada satu orang pun yang membuka dokumen tersebut sebelum sampai di tangan penerima.
Ketika amplop sudah tersegel maka dapat menjadi penanda bahwa dokumen tersebut sebelumnya sudah dibuka. Pilihlah amplop dengan segel perekat saat ingin mengirimkan dokumen penting. Sampaikan juga kepada penerima bahwa dokumen yang dikirim berada pada amplop yang tersegel.
Kirimkan Lewat Pos
Usahakan untuk mengirimkan dokumen penting menggunakan jasa pos. Pos merupakan jasa pengiriman yang sudah berpengalaman dan hadir sebelum jasa pengiriman lainnya.
Tersedia 2 jenis jasa pengiriman lewat pos yang bisa dipilih untuk mengirimkan dokumen. Pertama yaitu pengiriman dokumen yang membutuhkan waktu hingga dua sampai tiga hari.
Untuk berat dokumen maksimal yang boleh dikirimkan melalui jasa pos ini adalah sekitar 5 kg. Kedua yaitu pengiriman lewat jasa pos dengan waktu tercepat yaitu hanya sekitar 9 jam untuk area pulau Jawa.
Untuk batas akhir pengiriman menggunakan jasa ini yaitu hingga pukul 16:00 WIB. Maksimal berat dokumen yang dikirimkan juga sama dengan jasa sebelumnya yaitu 5 kg.
Simpanlah Resi Pengiriman
Jika dokumen sudah dikemas dengan rapi, kemudian diantar ke perusahaan ekspedisi atau kantor pos. Sesampainya di sana, ketika barang sudah diterima oleh pihak pos, maka akan diberikan resi pengiriman.
Namun sebelumnya pegawai akan meminta beberapa informasi dan menanyakan beberapa hal seputar dokumen yang hendak dikirim.
Saat ini pencatatan pengiriman barang sudah ter-komputerisasi sehingga lebih mudah dan praktis. Pegawai akan mencatat data pengirim dan penerima di sistem komputer.
Barulah setelah itu akan dibuatkan resi pengiriman. Resi pengiriman ini merupakan tanda bahwa pelanggan sudah mempercayakan pengiriman dokumen terhadap perusahaan ekspedisi tersebut.
Simpanlah resi pengiriman dengan baik sampai dokumen penting yang dikirimkan telah sampai di tangan penerima di alamat tujuan. Resi pengiriman ini juga dapat digunakan untuk melakukan live tracking atau penelusuran perjalanan dokumen.
Apabila terjadi masalah saat pengiriman dokumen maka resi tersebut dapat dijadikan sebagai bukti yang sah untuk melaporkan kepada perusahaan ekspedisi. Oleh karena itu resi tersebut jangan langsung dibuang.
Itulah beberapa tips dari Union Logistics mengenai cara mengirimkan dokumen penting supaya aman dan selamat sampai alamat tujuan. Pilihlah jasa pengiriman yang terpercaya karena hal ini juga akan sangat menjamin keselamatan dokumen.
Jika Anda ingin dokumen penting sampai dengan cepat dan aman, gunakan layanan ekspedisi cepat dan terpercaya di Jakarta Barat dari Union Logistics.
